Tagebuch der Turnierleitung
Oktober/November 2013
Noch neun Monate bis zu den Thun Open 2014. Basis für ein erfolgreiches Turnier ist nicht nur ein qualitativ und quantitativ hochstehendes Teilnehmerfeld, sondern auch eine solide Finanzierung. Ein Turnier von der Grössenordnung der Thun Open ist ohne Sponsorenbeiträge undenkbar. Bereits jetzt, im Herbst 2013, kontaktieren wir bestehende Sponsoren, um die Verträge für 2014 zu verlängern oder auf Wunsch neu zu verhandeln. Neu in diesem Jahr dabei ist als Hospitality Partner das ****Hotel und Restaurant Freienhof – ein wichtiger Schritt für die Thun Open. Wir haben zum ersten Mal ein Hospitality Angebot und wissen zu diesem Zeitpunkt noch nicht, wie dies bei den Halbfinalist/innen der N2/R1-Tableaux ankommen wird. Ende November 2013 sind alle Verträge unterschrieben. Damit ist ein wichtiges Ziel auf dem Weg zu einer (finanziell) gesicherten Durchführung der Thun Open 2014 erreicht. Auf der Basis der Sponsorenverträge, der geplanten Beiträge von Stadt und Kanton und der Rechnung 2013 können wir das Budget für 2014 erstellen.
Januar 2014
Anfang Jahr findet die erste OK-Sitzung statt. Das OK umfasst zehn Personen, die für die Bereiche Turnier, Plätze, Sponsoring und Events verantwortlich sind. Themen der ersten Sitzung sind nebst Besprechung und Verabschiedung des Budgets vor allem das Datum der Durchführung und die Definition der Kategorien. Traditionellerweise finden die Thun Open in der dritten und vierten Juniwoche statt. In diesen Wochen stehen wir aber mit unseren N-Tableaux in direkter Konkurrenz zu den BTM und zum Zermatt Open. Dass das Zermatt Open 2014 nicht stattfinden wird, wissen wir zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Wir können es drehen und wenden, wie wir wollen: Jegliche Verschiebung um eine Woche nach vorne oder nach hinten bringt neue Konflikte, und deshalb bleiben wir bei der dritten und vierten Juniwoche.
In der Diskussion bezüglich Kategorien bei den Herrentableaux werden wir uns recht schnell einig. Länger dauert die Diskussion zu den «richtigen» Damentableaux. Die Zahl der Teilnehmerinnen bei den Frauenkategorien (Ausnahme: Juniorinnen!) sind schweizweit seit Jahren rückläufig. Obwohl dies vermutlich nicht nur an den ausgeschriebenen Kategorien liegt, versucht jede Turnierleitung Jahr für Jahr, die Stärken und Altersklassen zu optimieren, um den Frauen eine attraktive Plattform für Wettkampftennis zu bieten. Empirische Entscheidungsgrundlagen dazu gibt es nicht, und so gleichen diese Bemühungen jeweils einem Blick in die Kristallkugel. Es scheinen nur noch wenige Optimisten unter den Turnierleitern zu sein die überhaupt noch Damenkategorien anbieten. Ob wir mit unseren Entscheiden für 2014 richtig liegen, werden wir im Juni erfahren. (P.S. Wir lagen richtig!)
Februar/März 2014
Die Ausschreibung wird vervollständigt und das Turnier bei Swiss Tennis aufgeschaltet. Bis Ende März müssen zudem alle Turnierunterlagen erstellt, für den späteren Versand gedruckt und auf unserer Website aufgeschaltet werden – Programmheft, Plakate, Flyer. Auch der Bürocontainer wird reserviert: Er beherbergt während des Turniers das Turnierbüro und die Audio-Anlage.
April 2014
Noch 3 Monate bis zu den Thun Open. Für die Wochenenden mit den beiden N-Tableaux brauchen wir am Samstag für jeweils vier Runden acht Plätze pro Runde. Da diese Partien an diesen Tagen gespielt werden müssen und nicht verschoben werden können, reservieren wir Plätze in drei verschiedenen Hallen (Tennishalle Thun, CIS Heimberg und SMASH Münsingen), um die benötigte Anzahl Plätze für Samstag und Sonntag sicherstellen zu können. Im Gegensatz zu anderen Turnieren verlangen wir keinen Nenngeldzuschlag, wenn wir Matches in die Halle verlegen müssen. Unter anderem deshalb hoffen wir natürlich jetzt schon, dass das Wetter mitspielt und wir das gesamte Turnier draussen austragen können.
Neben den Sponsorenbeiträgen erhalten wir für die Thun Open eine Unterstützung vom Sportfonds des Kantons Bern und von der Stadt Thun. Diese Anträge mit den verlangten Unterlagen stellen wir ebenfalls bis Ende Monat zusammen und reichen sie fristgerecht ein.
Mai 2014
Die zweite OK-Sitzung findet statt; es geht um die Detailplanung. Wir legen unter anderem die Präsenz der Turnierleitung während den Spieltagen fest. An den Abenden sind immer zwei bis drei Personen anwesend; am Wochenende vier bis fünf. Bei schönem Wetter ist diese Besetzung (mehr als) ausreichend. Bei schlechtem Wetter dagegen, wenn wir uns auf die verschieden Hallen verteilen oder die Plätze nach einem Regenunterbruch wieder bereitstellen müssen, ist jede zusätzliche Hand willkommen. Nun fehlt noch die Absprache mit dem Restaurant TieBreak bezüglich Events, Bar, Getränken und Menü sowie Sponsoreneinladungen und Spielergutscheinen. Da ab diesem Jahr ein neues Wirtepaar im Einsatz ist, sind die Diskussionen intensiver, und alles braucht ein wenig mehr Zeit.
Gegen Ende Monat schicken wir allen Teilnehmenden der letzten zwei Jahre eine persönliche Einladung mit dem Turnierprogramm. Alle umliegenden Center und Tennisclubs erhalten Programme und Poster. Es gibt ein recht grosses Turnierangebot in der Schweiz, und ohne aktive Vermarktung ist kaum ein «anständiges» Teilnehmerfeld zusammenzubringen.
Kurz vor dem Turnier
Zwei Wochen vor Turnierbeginn erhalten alle N2/N4-Spieler/innen der Schweiz sowie alle R-Spieler/innen in den Kantonen Bern, Wallis, Freiburg und Solothurn ein E-mail mit der Turnierübersicht und der Möglichkeit, sich direkt anzumelden. Dieses Jahr haben wir etwas über 5’500 Mails verschickt.
Am Montagmorgen der ersten Turnierwoche wird der Bürocontainer geliefert, den wir am Dienstag mit der Welt verbinden (Strom und Internet). Darin richten wir das Turnierbüro, Kühlschrank und die Audio-Anlage ein. Am Dienstag trifft der BMW X1 unseres Hauptsponsors ein, der für die Dauer des Turniers auf der Anlage bleibt. Auf der Bank holen wir «Münz» für rund 2’500 Franken – Fünfliber, Zehner- und Zwanziger- und Fünzigernoten, da erfahrungsgemäss viele mit grossen Scheinen bezahlen.
Auslosungen und Spielpläne
Da wir für unsere elf Kategorien vier verschiedene Deadlines für die Anmeldung haben, werden auch vier Auslosungen stattfinden. Die Auslosung der ersten drei Tableaux der ersten Woche erfolgt am Samstag vor Turnierbeginn. Ein übergeordneter Spielplan, der durch die an den Wochenenden stattfindenden N-Turniere und die noch verbleibenden drei Interclub-Begegnungen bestimmt wird, ist bereits erstellt. Der detaillierte Spielplan wird – soweit als möglich – unter Berücksichtigung der Spielerwünsche und Kommentare erstellt. Das ist nicht immer ganz einfach – und manche Wünsche sind wohl auch nicht regelkonform.
Hier einige Kostproben:
«’XY’ ist meine Teamkollegin (bitte nicht in derselben Tableauhälfte)»
«Ich kann unter der Woche NUR an folgenden Tagen spielen: Mittwoch 25, nicht vor 18h30h; Freitag Nachmittag ab 14h; Samstag u. Sonntag ok (ev. abgestimmt auf Spielplan meiner Tochter). Donnerstag 26.6 geht gar nicht! Vielen Dank für Ihr Verständnis.»
«Bonjour, je ne peux pas jouer samedi après 15h. Je vous remercie d’avance de votre compréhension.»
«Kann am Samstag nur 1. Runde (08:30) und nach 17:00 spielen.»
«Ich kann wie folgt spielen: 25.6.ab19h, 26.6.ab17h ,28.6.ab13h, 29.6.ab9h»
«Bitte kein Spiel vor 10:30 oder am Abend da wir einen längeren Anfahrtsweg haben.»
«Hi Roger, How are you? I’ve heard a lot of good things about the tournament and I would have loved to play but I wont be able to because of clubmatches in Luxembourg on saturday… Sorry to bother you but could you please take me off the list?»
Wenige Minuten nach dem Aufschalten der Tableaux und Spielpläne folgen meist die ersten Anrufe von Spielerinnen und Spielern, die vergessen haben anzugeben, dass …… sie an einem bestimmten Tag nicht spielen können, bei denen sich in der Zwischenzeit etwas verändert hat, die verletzt sind oder die «den Dienstag und nicht den Mittwoch» meinten, an dem sie nicht spielen können. Die Verschiebung von Partien nach der Auslosung ist extrem schwierig, vor allem, wenn mehr als ein Match betroffen ist. Eine Lösung zu finden, die für alle Beteiligten akzeptabel ist, gleicht einer Sisyphus-Aufgabe.
Am meisten Vorbereitungsarbeit erforderten dieses Jahr die beiden N2-Tableaux, die auf je 24 Teilnehmende beschränkt waren und zeitweise über 40 Anmeldungen pro Tableau aufwiesen. Die zahlreichen Anfragen für Wildcards, für Spieler/innen, die den Cut von 24 wahrscheinlich nicht schaffen würden, kamen aus der ganzen Schweiz.
Gefühlte 200 Telefonanrufe, SMS und E-mails begleiteten die Auslosungen, Anpassungen der Teilnehmerlisten, Publikationen der Tableaux, Gestaltung und Korrekturen der Spielpläne.
Das liebe Wetter
Thema jedes Open-Air-Anlasses: das Wetter. Schon Anfang Juni werden Trends und Langzeitprognosen studiert. Neue, noch bessere Apps sollen Regenfronten noch genauer und früher anzeigen. Am Morgen geht der erste Blick zum Himmel, und danach den ganzen Tag über immer wieder. Bei nicht stabiler Wetterlage wird im Viertelstundentakt das Regenradar konsultiert. Je nach Quelle wird es regnen, eventuell regnen oder es bleibt trocken. Danke für die Hilfe! Eigentlich weiss man nur mit Sicherheit, woran man ist, wenn ein stabiles Hoch oder ein stabiles Tief über der Schweiz liegt. Dafür braucht man aber kaum eine Wetterprognose, und wenn doch, dann haben es die Muotathaler eh schon lange vorausgesagt. Wenn mich dann ein Spieler um 10 Uhr anruft und fragt, ob sein Spiel um 19 Uhr stattfindet oder ob es regnen werde, finde ich die Frage eher schwierig! Genau so gut könnte man mich fragen, ob es dieses Jahr weisse Weihnachten gibt.
Während des Turniers
Endlich ist es soweit: Das Turnier beginnt. Vor jedem Spieltag drucken wir den Spielplan und die Tableaux aus, für uns und für das Anschlagbrett. Auf dem Spielplan im Turnierbüro wird jeweils vermerkt, wer in welcher Altersklasse (Junior oder Aktiv) spielt, da das Nenngeld unterschiedlich ist. Eineinhalb Stunden vor Spielbeginn sind wir bereits auf der Anlage, denn es gibt allerhand zu tun: Bevor die Matches beginnen, ziehen wir nochmals die Plätze ab und sanden nach, wo es notwendig ist. Die Linien werden gereinigt und die Netzhöhe wird nochmals kontrolliert. Auch manche Teilnehmenden sind früh dran – vor allem an den Wochenenden, wenn besser Klassierte zu ihren Begegnungen antreten und sich vorher noch einspielen wollen. Vor Beginn der ersten Runde verteilen wir die Namensschilder und die Bälle auf den zugewiesenen Plätzen. Wenn dann auf den Plätzen gespielt wird und alles ruhig bleibt, haben wir Zeit für die Administration. Nenngeldzahlungen und Resultate werden ins Turnierprogramm übertragen und die Namensschilder für die kommenden Runden vorbereitet.
Apropos «ruhig bleibt»: Als Swiss Tennis Official – in unserem Team 4 – fällt uns auch die Aufgabe zu, bei Uneinigkeiten oder Problemen auf den Plätzen «helfend» einzugreifen. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn Spieler/innen sich nicht einig sind, ob ein Ballabdruck in oder out ist, wenn der Spielstand unklar ist oder wenn «Cool Spray» oder Magnesium benötigt werden.
In manchen Situationen ist es einfach zu entscheiden oder zu helfen, auch wenn manchmal erklärt werden muss, was beispielsweise als Verletzung gilt und wie viel Zeit für die Behandlung maximal aufgewendet werden darf. Schwieriger wird es, wenn Spieler/innen sich gegenseitig (verbal) provozieren und sich beide im Recht glauben. Dann geraten die Emotionen schnell einmal ausser Kontrolle – und ist der Schritt zu «Mit diesem/dieser…spiele ich nicht weiter!» erst einmal getan, ist eine Besänftigung der Gemüter nur noch schwer möglich. Auch dieses Jahr erleben wir diese Situation und die Aufgabe (w.o.) von zwei (enervierten) Spielern. Solche Situationen sind glücklicherweise die Ausnahme. In den insgesamt 235 Matches müssen wir nur selten einschreiten und werden nur wenige Male um Hilfe gebeten. Um keine Gerüchte entstehen zu lassen: Vorfälle dieser Art sind unabhängig von Alter und Geschlecht!
An den Abenden spielen wir normalerweise bis 22.00 Uhr – doch es wird auch schon mal später, so wie am ersten Abend, an welchem wir verschiedene Spiele in die Hallen verlegen mussten und draussen erst nach einem Regenunterbruch weiterspielen konnten. Da kann es gerne auch weit nach Mitternacht werden. Nach einem Spieltag sammeln wir alle handschriftlichen Listen mit Nenngeldzahlungen und Resultaten ein, gleichen sie mit den Eintragungen im Online-Turnierprogramm ab, rechnen die Tageskasse ab und erstellen bzw. kontrollieren den Spielplan für den nächsten Tag.
Nach dem Turnier
Noch am Sonntagabend geht’s ans Aufräumen, da der Bürocontainer bereits am frühen Montagmorgen abgeholt wird. Elektrische Anschlüssen werden entfernt, Audio-Anlage, Computer, Drucker und Büromaterial nach Hause geschafft. Die gebrauchten Bälle sortieren wir aus; sie werden diese Saison noch für das Juniorentraining gebraucht.
Alle Eintragungen im Turnierprogramm werden kontrolliert und die detaillierten Angaben pro Kategorie ausgedruckt. Am Dienstag wird das Turnier abgeschlossen – vorausgesetzt, dass keine Meldungen der Teilnehmenden über allfällige falsch eingetragenen Resultate eingegangen sind. Das Ändern der Daten bei Swiss Tennis ist dann nicht mehr möglich. Eine Woche nach dem Turnier erhalten alle Finalistinnen und Finalisten noch ein Photo und ein herzliches Dankschön fürs Mitmachen.
Nach Eingang aller Rechnungen können wir die Buchhaltung fertigstellen und abschliessen. Ob wir die von uns budgetierten Zahlen erreichen? Auf der Einnahmenseite sicher. Mit 270 Anmeldungen, den abgeschlossenen Sponsorenverträgen und den zugesagten Beiträgen von Sportfonds und Stadt Thun sind wir auf Kurs. Auf der Ausgabenseite? Hallenkosten infolge Regen. Wir wissen es noch nicht. Was wir jetzt schon wissen: Das Hospitality Angebot war ein voller Erfolg. Wäre super wenn wir dies auch 2015 anbieten könnten. Die Schlussrechnung muss dann zusammen mit der Teilnehmer- und der Helferliste innerhalb von 60 Tagen nach Abschluss des Turniers beim Sportfonds eingereicht werden. Erst nach Prüfung dieser Unterlagen wird der Unterstützungsbeitrag ausbezahlt.
Im Herbst folgt noch der Thunersee Cup, das Herbstturnier der Thuner Tennismeisterschaften, und dann: Nach dem Turnier ist vor dem Turnier! Wir freuen uns auf die Ausgabe 2015. Es wird ein Jubiläum: Die 40. TTM Thun Open und der 5. Thunersee Cup! Schon bald beginnen wir mit den Vorbereitungen.
Roger Ammann
Official Thun Open 2014